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一、档案管理人员职责　　1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。　　2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。　　3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。　　4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。　　5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。　　二、收集归档范围　　本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。　　1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。　　2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。　　3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。　　4、各项规章制度。　　5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）　　6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。　　7、工程建设底图、蓝图及文字材料。　　8、经批复的工程设计图纸及文字材料。　　9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。　　10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。　　11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。　　12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。　　13、本公司编辑、出版的刊物。　　14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。　　15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。�　　16、销售合同及销售客户资料。�　　三、归档要求　　1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。　　2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。�　　3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。　　4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。　　5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。　　6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。�　　7、归档的影像音资料要写上文字说明。　　8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。　　9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。　　四、档案的借阅与复印　　1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。　　2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。　　3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。　　五、档案的保密管理　　1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。　　2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。　　3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。　　4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。　　5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。　　六、档案的销毁　　1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。　　2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。　　3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

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