kellycai4141
共4条回答356浏览
-
-
参加档案工作不久的我，碰到许多人都问及档案工作的一些基本情况，交谈中他们都对档案和档案工作知之甚少。诚然，现阶段较从前社会档案意识有所增强，但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。 即使在机关，档案工作也参差不齐，存在许多问题。在年检中我们发现，一是不少单位没有建立综合档案室，各种门类、载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重；二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。 究其原因。一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭；二是《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。 社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。 新时期社会档案意识的培养问题，我认为应从以下几个方面入手。 一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传，社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”，档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒，连闻名遐迩的国酒茅台都做广告，何况“养在深闺人未识”的档案呢？ 1、把开展宣传贯穿到工作的始终，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使工作与宣传同步进行。 2、抓重点，不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性，抓住重点时间、重点内容、重点形式，不断掀起宣传高潮。要掌握好时间，不要错过最佳宣传时机；内容要典型生动，才能吸引观众；形式不能陈旧，否则会使人不屑一顾。例如：在《档案法》颂布重点纪念日前后，开展规模较大的宣传活动，内容上要集中宣传档案法规，除正面内容的宣传外，配合一些违法案例宣传，使人对法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不应仅搞搞展览，展览存在较大局限性，应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。 3、抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导，往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机，向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字，即勤请示、勤汇报、勤动脑，不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。 4、高瞻远瞩，把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来，档案意识应从学生抓起，且学生量大面广，是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量，目前也是档案宣传的一个薄弱环节，应高度重视。 建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。 二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。 十多年来，经过各级档案行政管理部门的努力，档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析，档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比，还存在许多问题，并暴露出一些深层次的矛盾。首先，档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次，档案行政执法乏力，违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性，主要是各级党政机关和企事业单位，在许多部门、单位面前，倒显得档案局这个执法主体是弱势部门，加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限，导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。 因此，加快立法步伐，通过立法，进一步扩大行政处罚的范围，授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大，进馆这后倒相对安全了。 同时，要加强组织领导，积极开展专项执法，使执法工作的影响面日益扩大，努力推进档案工作法治化。 三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。 四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。 在建设社会主义新农村的新的形势下，各地应制定新农村建设档案工作的总体规划，全面推进村级档案规范化建设，建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下，推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务，以规范化为抓手，全面提高农业和农村档案工作整体水平，有力地促进全社会档案意识的提高。 五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞，家庭档案工作做好了，社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域，档案部门要积极倡导开展家庭建档工作，更好地为和谐社会服务。 随着生活的逐渐富裕，不管是城市居民还是农村农民，家庭建档都有了一定的物质条件。各地应积极开展家庭档案宣讲活动，通过建立示范家庭档案，举办家庭档案展览、讲座、经验交流会等，让百姓通过自己的档案感受生活的变化和祖国的进步。这是一项新工作，在建档过程中还存在着一些困难和问题，档案部门应积极提供技术指导。家庭档案的建立会使百姓充分体会到家庭档案与社会文明的密切联系，更多地感悟“修身齐家”的中华古训，这样社会档案意识也随之提高。 六要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。 要积极探索开展民营企业档案工作的思路和方法，培育典型、以点带面、主动服务。举办民营企业档案业务培训班，讲解档案管理业务知识，提高专兼职档案人员的业务素质，及时向民营企业提供有关档案工作业务标准、规范及制度汇编等适用的工作参考材料，引导民营企业档案管理向规范化、制度化发展。积极主动上门为民营企业服务，引导、帮助其开展科学规范的档案工作。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。
-
-
-
档案管理论文:加强基础工作是档案管理现代化的前提 理基础工作存在的主要问题分析 众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入�计算机 的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充 分满足计算机工作的技术要求。 那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢�哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢�总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面�一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多�二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍�三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用�四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现�五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的�六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 1�全面普查案卷，去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 2�重新组合案卷实现案卷规范化 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 3�结合本馆实际规范著录工作 著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。 4�统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。 5�规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是�在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委�北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委�还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种�必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。 另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。 三、加快数据准备推进档案现代化管理进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作 不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1�分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2�分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录�对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录�而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3�分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引�而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4�用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率 “主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊�我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇�关键词 进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如�拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题�分属关系 。 近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。
-
-
-
要使档案得到充分的利用,就要加大档案的开放范围,但加大档案的开放范围,又容易发生档案泄密。如何做好档案在开放利用过程中的保密工作?笔者认为要做好如下几方面工作。日常工作中,档案管理人员应重视档案保密工作,但由于在传统的保密观念影响下,一方面,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象,造成大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;另一方面,档案管理人员管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,提高档案的利用价值势在必行。机密档案应该保密,但保密目的是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。档案管理监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整转变观念,(本文共计2页)
-
