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要使档案得到充分的利用,就要加大档案的开放范围,但加大档案的开放范围,又容易发生档案泄密。如何做好档案在开放利用过程中的保密工作?笔者认为要做好如下几方面工作。日常工作中,档案管理人员应重视档案保密工作,但由于在传统的保密观念影响下,一方面,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象,造成大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;另一方面,档案管理人员管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,提高档案的利用价值势在必行。机密档案应该保密,但保密目的是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。档案管理监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整转变观念,(本文共计2页)

对档案学研究对象、文书学和档案学关系的反思 上传时间:2005-11-16 14:40:30 湘潭大学管理学院档案学系 徐拥军 [摘要]�我国档案学界普遍认为，档案学的研究对象是“档案现象及其本质和规律”，文书学不是档案学的分支学科。这与档案工作实践发展趋势和档案学理论研究现状不相符。档案学的研究对象不仅是“档案现象”，还应包括“文件现象”。文书学（文件学）应纳入档案学的学科体系。扩大档案学的研究对象和研究范围，对于档案学和档案事业的发展具有十分重要的意义。 [关键词]�档案学 文书学 文件学 研究对象 学科体系 关于档案学的研究对象、文书学和档案学的关系，我国档案学界基本上已经达成了共识。但笔者对这两个问题产生了一些困惑和疑问，想求教诸位同仁。 一 20世纪90年代中期以前，我国档案学界普遍认为，档案学的研究对象是“档案和档案工作”。例如，吴宝康先生指出：“档案和档案工作是档案学的研究对象。档案学是揭示档案和档案工作的性质、功能和发展规律，研究档案信息资源的管理、开发和利用的理论、原则与方法的科学。”①1994年，陈永生教授在《档案学论衡》中，指出档案学本身也属于档案学研究的对象，“把档案学自身排除在档案学研究对象的范围之外，这是长期以来中外档案学界在档案学研究对象表述上的共同缺陷”。②他进而借鉴经济学、法学等其他学科对其研究对象的表述方法提出：“在概括和表述档案学的研究对象时……，只要保留终极的档案现象作为档案学的研究对象就足够了”，所以，“档案学的研究对象就是档案现象及其本质规律。换句话说，档案学就是研究档案现象及其规律的科学。”③陈永生教授这一说法，显然较此前的提法是一大进步，并为人们所认同。2001年，冯惠玲、张辑哲两位教授在《档案学概论》中，也认为：“档案学的研究对象就是档案现象及其本质和规律。”④ 在论及档案学的学科体系时，陈永生教授指出：“档案学的研究对象是档案现象及其本质规律，文书学的研究对象是文书现象及其本质规律，二者可谓泾渭分明”，所以，文书学只是档案学的相关学科，而不是档案学的分支学科，不应纳入档案学的学科体系。⑤冯惠玲、张辑哲两位教授在《档案学概论》中，也同样认为文书学是档案学的相关学科，未将其纳入档案学的学科体系，而只是将“文件管理学”归入“档案学与其他学科之间的交叉与边缘性研究”的范畴。⑥ 总之，陈永生、冯惠玲、张辑哲三位教授都认为：档案学的研究对象是“档案现象及其本质和规律”；文书学是档案学的相关学科，不是档案学的分支学科。他们三人作为档案学界的知名学者，其观点代表了档案学界对这两个问题的共识。 二 本人认为，上述三人的观点，将“文件现象”排除在档案学的研究对象之外，将文书学（文件学）排除在档案学的学科体系之外，与档案工作实践发展趋势和档案学研究现状十分不相符。理由如下： 第一，文件是档案学研究的起点。 关于文件和档案的关系，国内档案学界争论很多，难以达成共识，在此我也不想深究。但是，无论哪位学者怎样看待文件与档案之间的联系和区别，都不否认“档案是由文件转化而来的”这一基本事实。既然档案是由文件转化而来的，那么研究档案就不可能不研究文件。因为不研究文件，就不可能理解档案产生、运动的原因、过程及其规律。尤其是对于电子文件而言，文件从其产生、运动至最后被销毁或作为档案永久保存的整个生命周期，都存在于一个文件管理系统中。“现行文件与机关档案（即半现行文件）的界限已显得非常模糊和可变动。”⑦也不存在传统意义上的“立卷”、“归档”概念。要将文件和档案分开研究，或者回避文件直接研究档案是完全不可能的。 陈永生教授认为档案学应该是研究“档案现象”和“终极现象”。但是，既然档案是由文件转化而来，那么“档案现象”还不是最终极现象，最终极现象应该是“文件现象”，因为是“文件现象”衍生出了“档案现象”。 正如何嘉荪、傅荣校两位先生所言：“档案正是文件运动过程中某一阶段的别名，档案就是人们有意保存起来的文件整体。研究档案和档案学必须从研究文件开始。”“现代档案学理论正是在研究探索文件运动规律的基础上发展起来的。”⑧ 第二，文件、档案管理一体化要求档案学研究文件现象。 文件与档案的密切关系，决定了文件管理与档案管理之间也存在着密切的联系。文件管理是档案管理的前提和基础，档案管理是文件管理的继续和发展，文件管理和档案管理同属于一个统一的系统工程。尤其是对于电子文件来说，其固有的易变性、流动性、与特定载体的可分离性等特点，更是要求我们对其进行前端控制和全过程管理。 早在20世纪30年代国民政府推行的“文书档案连锁法”实际上就是我国文件、档案一体化管理的最初尝试。20世纪80年代以来，文件生命周期理论的引入和完善为文件、档案管理一体化提供了理论基础，而现代信息技术的应用又为文件、档案管理一体化提供了技术条件，文件、档案管理一体化取得了实质性的进展。时至今日，已经有许多机关开始实行文件、档案一体化管理，而且涌现出了一些较为成熟的文档一体化管理软件和办公自动化软件。 总之，文件、档案管理一体化已是大势所趋。档案学理论研究必须反映档案工作实践的这一发展趋势。 第三，文件生命周期理论和电子文件管理理论已经成为我国档案学研究的重点内容和重要成果。 1986年，陈兆祦先生将国外的文件生命周期理论引入我国，并于1987年提出了自己的文件运动阶段四分法观点。⑨此后，何嘉荪教授于1991至1992年在《档案学通讯》上发表了《文件生命周期理论及对我们的启示》一文，吴宝康先生于1993年在《档案学通讯》上发表了《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》一文，从而掀起了我国档案学界全面研究文件生命周期理论的高潮。根据笔者统计，仅“中国期刊网全文数据库”收录的自1994年至今紒纷矠有关文件生命周期理论研究的论文就多达64篇。尤其是，1999年何嘉荪、傅荣校两位先生出版了《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》一书，将文件生命周期理论、全宗理论和文件价值论融合成文件运动规律，深刻地揭示了文件和档案的关系、文件运动的规律及其对文件（档案）管理的内在要求，可谓是一部集大成之作。 1997年，冯惠玲教授完成了她的博士论文——《拥有新记忆——电子文件管理》，并于1998年将其以系列文件的形式，摘要发表在《档案学通讯》上，从而正式开启了中国档案学界研究电子文件的序幕。根据笔者统计，仅“中国期刊网全文数据库”收集的自1997年至今有关电子文件研究的论文就多达301篇。目前，已经出版的以“电子文件”为名的著作就有5部，它们分别是：国家档案局编著的《电子文件归档与电子档案管理概论》（中国档案出版社，1999年）、刘家真教授编著的《电子文件管理导论》（武汉大学出版社，1999年）、丁海斌教授编著的《电子文件与电子档案管理》（辽宁大学出版社，2000年）、董永昌和何嘉荪两位先生编著的《电子文件与档案管理》（百家出版社，2001年）和冯惠玲教授主编的《电子文件管理教程》（中国人民大学出版社，2001年）。 由此可见，文件生命周期理论和电子文件管理理论是自20世纪90年代至今我国档案学界研究的重点内容和重要成果。冯惠玲、张辑哲两位教授也认为，“文件生命周期理论是指导文件——档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。”紒纭矠这与将“文件现象”排除在档案学研究对象之外，将文书学（文件学）排除在档案学学科体系之外的说法是十分矛盾的。在整个学术界，某一学科的一大批学者十几年所重点研究的问题不属于该学科的研究范围的现象十分罕见。 第四，文件管理理论与实践已经融入西方现代档案学。 早在1940年，美国档案学者菲利普�B�布鲁克斯就首次提出了“文件生命周期”概念。在1950年第一届国际档案大会上，与会者便研讨了文件管理问题。1956年美国著名档案学者西奥多·谢伦伯格在其《现代档案——原则与技术》一书用了三分之一篇幅来论述“文件管理”。1979年国际档案理事会和联合国教科文组织合作开展了“文件与档案管理规划”（PAMP）项目，重点研究文件管理理论与实践。1985年国际档案理事会出版了《现代档案与文件管理必读》一书，对文件管理理论和实践作出了精辟的论述。在“文件与档案管理规划”（PAMP）项目实施的同时，西方各国档案学者也开始将文件管理和档案管理融为一体进行研究，涌现出了一大批研究成果，例如，阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯的《文件的选择》和《文件生命周期研究》，加拿大档案学者库蒂尔和卢梭的《文件生命——档案与文件管理综合探讨》，美国档案学者弗兰克·B�伊万斯的《档案管理与文件管理的现代化观念》等。整个20世纪下半叶，西方档案学最突出的理论成就就是文件生命周期理论。文件生命周期理论已经和来源原则并列成为西方现代档案学的两大基本理论。 由此可见，“文件管理理论与实践已融入西方现代档案学，研究范围从档案管理理论与实践，扩大到了文件管理。”紒紝矠为何我国档案学界在积极借鉴西方档案学的同时，还将文件管理理论与实践排除在档案学研究范围之外呢？ 第五，文书学自产生而今一直附属于档案学。 我国文书学和档案学都形成于20世纪30、40年代，它们从一开始就有着十分密切的血缘关系。一是，文书学和档案学都是在国民政府“文书档案改革运动”的推动下产生的。二是，当时一些著作既论述文书工作，也论述档案工作。如，陈国琛的《文书之简化与管理》、梁上燕的《县政府公文处理与档案管理》和傅振伦的《公文档案管理法》等。又如，周连宽两次同时出版两本“姊妹花”著作：第一次是1935年出版的《县政府文书处理法》和《县政府档案处理法》，第二次是1946年出版的《公文处理法》和《档案管理法》。这也说明，当时研究档案学的学者也是研究文书学的学者。三是，当时档案学研究的主要内容就是文书档案的管理，学术界也普遍认为：“文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程”。紒紞矠可见，“总的看来，在民国年间，文书学与档案学的概念还没有明确的划分”。紒紟矠 而文书学自产生之日起，就一直没有发展成为一门真正独立的科学。除一部分人将它视为档案学的分支学科之外，有人将它看做行政管理学的研究范畴，有人将它归入秘书学的学科体系（其实，秘书学本身也尚未发展成为一门独立的学科），甚至有人将其视为公文写作学的组成部分。但是，鉴于文书和档案、文书工作和档案工作的密切关系，文书学和档案学的血缘关系，及文书学的研究主体（研究文书学的最大群体是档案学者），我认为将文书学归入档案学的分支学科更为合理。 当然，将文书学归入档案学的学科体系的最根本的原因还在于，文书学的研究对象——文书（文件）现象及其本质和规律属于档案学的研究对象。 综上所述，可见，档案学的研究对象不仅是“档案现象”，还应包括“文件现象”；文书学（文件学）是档案学的分支学科。 三 许多学者可能也意识到档案学研究对象包括“文件现象”，但为何至今没有一位学者在表述档案学的研究对象时，将这一点明确指出呢？笔者猜测，可能存以下一些方面的原因： 一是，一些学者过分强调文件和档案的区别。关于这一点，又要求我们继续探讨文件与档案的关系。在此我只想提醒一下这些学者：文件生命周期理论的提出和电子文件的涌现，是否促使我们应该接受新的大文件观或广义文件观呢？我们是否也可以借鉴一些西方国家的做法，模糊文件和档案的区别呢？例如，他们用“Records�记录　”一词指代“Documents�文件　”和（或）“Archives�档案　”。我们不是有时候也用“文档”一词指代“文件”和（或）“档案”吗？何必将文件与档案区分得那么清楚呢？ 二是，一些学者认为如果档案学是研究“文件现象”和“档案现象”的学科的话，那么档案学就不能称之为“档案学”，因为这样从名称上来说，有些“名不正，言不顺”。其实，一门学科的名称并非要完全能概括该门学科的研究对象。例如数学，如果从字面上来理解的话，它是研究“数量关系现象”的科学，仅指算术、代数而已。而事实上，数学是“研究现实世界的空间形式和数量关系的科学，包括算术、代数、几何、三角、微积分等。”紒纺矠再如图书馆学，如果从字面上来理解的话，它是研究“图书馆现象”的科学，而事实上，早从20世纪80年初起图书馆学界就倾向于认为：“图书馆学是研究文献信息交流的理论和方法的学科”。紒紣矠英语国家的“Archives Science／Archival Science／Archivology�档案学　”，从其字面上理解，不也没有包括“Documents�文件　”吗？ 至于，为什么不将文书学（文件学）看作是档案学的分支学科，原因大概只有一个：人们普遍认为档案学的研究对象不包括“文书（文件）现象”。有人也许会提出：文件学与文书学并不完全等同，文件学是档案学的分支学科，而文书学不是。这种观点也是难以成立的。虽然，文书学发展至今有将八十年左右的历史，而“文件学”的提法还是最近一二十年的事。而且，传统意义上的文书学的研究重点与文件学目前的研究重点不同，文书学侧重于研究文书撰制和文书处理，而文件学侧重于研究文件运行规律和文件管理。但是，现代意义上的文书和文件没有本质的区别，两者的概念几乎等同。而且，文书学和文件学都是研究“文书（文件）现象“的学科。所以，两者融合为一门学科是必然的趋势。 其实，早在1997年张昌山教授就提出了要建立“大文件学科”，“以一切领域、一切类型和一切阶段的文件为研究对象”，“以档案学、文书学、科技文件学等固有的科学为基础”。紒紤矠黄存勋、魏鹏飞两位先生也于1998年提出了“构建文件与档案学的设想”，并认为“文件与档案学的学科体系可以分为3块：总论部分、广义文件学部分和档案馆学部分”。紒紥矠他们的观点与笔者将档案学的研究对象扩大至包括“文件现象”和“档案现象”的想法，有诸多相似之处。但是，他们的观点至今在档案学界没有引起多大反响。这也反映了我们档案学界思想的保守。 四 将档案学的研究对象扩大至“文件现象”和“档案现象”，将文件学（文书学）归入档案学的学科体系。对于档案学和档案事业的发展有十分重要的意义。 第一，有利于丰富档案学。 目前，档案学学科地位低、不为人所重视，是不争的事实。其根源在于社会的档案意识薄弱。但这也与档案学本身研究对象单一、研究范围狭窄有很大关系。普通百姓或多或少知道文件，却很少理解档案。如果将“文件现象”列入档案学研究对象，无疑会提高他们对档案和档案学的认识。更为重要的是，这将极大地丰富档案学的研究内容，完善档案学的学科体系，提升档案学的学科地位。而且，加强对现行文件的研究，也有助于彻底改变人们心目中“档案学是历史学的辅助学科”的看法。 第二，有利于拓展档案职业。 长期以来，我们在传统档案学理论的指导下，将文书工作看成是文书工作人员和文书部门的职责。而档案工作人员和档案部门只负责对文书工作进行指导、监督和协助，这极大限制了档案工作的范围和职责，从而严重影响了档案工作的作用和地位。冯惠玲教授认为，在“夹缝时代”档案职业的生存之策是拓展自身的职能：“推行文档一体化全程管理，使文件、档案工作由点为线；提高信息管理、知识管理水平，提供智能化信息服务，使文件、档案管理由线为面；开展社会化服务，使文件、档案信息服务由面为网，可以使档案职业获得广泛的社会认可，获得生存和发展的更大空间。”紒紦矠而档案学研究对象的扩大将为档案职业的拓展提供理论指导。 第三，有利于培养复合型档案专业人才。 文件与档案工作需要一大批视野开阔、思维活跃、基础厚实、专业精深的复合型人才。而我国目前档案学专业教育中，有关文件管理理论的课程只有一门文书学，所占比例太小。扩大档案学的研究范围，丰富档案学的研究成果，无疑会有助于完善档案专业教育的课程体系，培养适应档案工作发展形势的高素质复合型的专业人才。 五 20世纪80年代末，定位为“研究图书馆工作”的图书馆学面临巨大危机。图书馆学教育也日渐衰微，美国多家名牌大学的图书情报学院停止招生。20世纪90年代初，图书馆学界及时将图书馆学的研究对象扩展为“文献信息交流现象”，并借助全球“信息高速公路”建设的“东风”，掀起了研究“信息现象”的高潮，使图书馆学取得了巨大的发展，并极大推动了图书馆的建设。图书馆事业迎来了黄金发展时期。 如今，科学技术飞速发展，知识经济扑面而来，信息网络席卷全球，电子文件急剧涌现，档案工作发生深刻变化，档案学走到了“十字路口”。档案学如能像20世纪90年代初的图书馆学一样，紧跟时代潮流，把握发展机遇，大胆创新，积极进取，不断拓展研究范围，大力丰富研究成果，必将使档案学屹立科学之林，并极大地推动档案事业的发展。 注释： ①紒紟矠吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1988年1月第1版，第232页，第248页。 ②③⑤陈永生：《档案学论衡》，中国档案出版社，1994年9月第1版，第3页，第8页，第8页，第48页。 ④⑥紒纭矠冯惠玲、张辑哲：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年 6月第1版，第167页，第181页，第210页。 ⑧何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年9月第1版，第1页。 ⑨陈兆祦：《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》，《档案学通讯》1987年第2期。 10截止于2002年9月，下同。 11韩玉梅：《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社，1995年11月第1版，第2—3页。 12殷钟麟：《中国档案管理新论》（1949年）。 13中国社会科学院语言研究所词典编辑室：《现代汉语词典（修订本）》，商务印书馆，1996年7月修订第3版，第1777页。 14倪波、荀昌荣：《理论图书馆学教程》，南开大学出版社1981年8月版第1版，第43页。 15张昌山：《略论“大文件学科”》，《档案学通讯》1997年第3期，第61—62页。 16黄存勋、魏鹏飞：《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年第1期，第20—22页。 17冯惠玲：《拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年11月第1版，第105页。

执着地热爱生活人生在世,就一定会有追求、有目标、有憧憬、有寄托我将自己所有的这些向往,用四个字来表达——“热爱生活”,没有比这更直接的字眼了,我们活着,要想活出个样子来,就必须热爱生活周恩来总理曾提出了“为中华之崛起而读书”的志向,他把一生的追求化作了一个民族的责任承担起来,多么大气的想法,令人敬佩的志愿啊!我虽然没有周总理那宏伟的志向,我所选择的“热爱生活”,是那样的平淡,可却是我最执着的信念碧空如洗、云卷云舒,微风轻拂大地,在树荫下体味生活的美丽；奋笔疾书、竭力思考,直到汗流浃背,直到手脚酸麻,那是生活的充实；烈日炎炎,与朋友在操场玩耍,跳跃与奔跑,看沙石化作尘埃,掩映着阳光,感受生活的热烈所有这些都是平淡的,但我却执着地热爱着它们,享受着与它们相处的一分一秒,因为,这就是我对生命的珍惜那望向记忆彼岸时的快乐,令我陶醉!在我看来,一年有四季,生命也有四季春天,把自己的理想注入到手中,在希望的田野里用力耕耘,看那翻开的新鲜的泥土,看一粒粒生机四溢的种子落入泥土,久久的期盼会随时时间越来越浓；夏天,看着禾苗在成长,干旱时担忧,下雨时甜蜜,又害怕禾苗经不起狂风的摧残,烈日的考验,就这样,在患得患失中放飞着希望,在希望中成长；秋天,尽情地收割,收割着汗与血凝成的果实,体味付出带来的甜蜜和满足,内心有无法计算的沉甸甸的甜蜜冬天,便随轻舞飞扬的雪花尽情幻想吧,体味过去的生命历程,积蓄力量等待再一次的播种、耕耘那内心将又一次因拼搏而跳动这就是生活,在一次又一次的“付出——收获”中循环,我们在这循环中长大热爱生活,便是关注收获,尽情地享受生活,在生活的一次又一次轮回中成长,就这样,我对生活的爱,成为了一种寄托,一种依靠、一种独立,一份情感,鼓舞我,满怀着生活的激情走下去,走出一个成功的自我