核心档案的含义

我８７年毕业后被分配到商丘市档案局业务指导科工作，毕业当年担当了中国人民大学档案专业商丘党校电大班的教学工作。在教学的过程中我发现自己只能勉强授业而无法胜任解惑的工作，因为教课书上的一些学术观点我根本弄不明白，就连最基本的档案概念也理解不了。教科书上说：“原始记录性是档案的基本属性”，“正确认识档案的基本属性（本质属性）——原始记录，对于做好档案工作有实际的指导意义”，但教科书上又说：“档案是文件材料有条件地转化而来的”。“文件转化为档案一般要具备三个条件”①。教科书中对档案概念的揭示，我百思不得其解，感觉造成这一结果的原因可能有两个：一是自己笨，理解能力太差；二是理论本身有问题，某些基础理论教育已不自觉的陷入自欺欺人的恶性循环境界。如果是第一种原因的话，尚可接受；如果是第二种原因的话，就是一个社会的悲哀，感觉无法理解也不好接受。我带着沉重的负罪心理完成了教学任务，但也从此走向了探讨概念的基础理论研究之路。 当年，中国人民大学档案专业商丘党校电大班使用的档案管理学教科书是邓绍兴、陈智为教授编著，档案出版社1986年出版的《新编档案管理学》。该书讲：“据粗略估计，目前国内外有关档案的定义多达近百种”，该书还列举一些国内外有代表性的档案定义。对这些档案定义我不置可否，事实上也不知其对错。为避免先入之见，误入歧途，我把现实中被称做档案的事物看作一个未知，一个待解的矛盾，它由两部分组成，一部分是构成该事物的载体及信息记录符号，另一部分是载体极其信息记录符号所具有的各种自然的以及社会的关系，用模型表示的话，现实中被称做档案的事物就是一个处在其所具有的各种自然的、社会的关系为组成成分的半开放或全开放空间中的矛盾体。 “为避免先入之见，误入歧途，我把现实中被称做档案的事物看作一个未知，一个待解的矛盾，它由两部分组成，一部分是构成该事物的载体及信息记录符号，另一部分是载体极其信息记录符号所具有的各种自然的以及社会的关系，用模型表示的话，现实中被称做档案的事物就是一个以载体、信息记录符号为核心，以载体、信息记录符号所具有的各种自然的、社会的关系为组成成分的半开放或全开放的空间”。“一个以载体、信息记录符号为核心，以载体、信息记录符号所具有的各种自然的、社会的关系为组成成分的半开放或全开放的空间”，这是我为研究档案概念构筑的一个思维模型，它是“一个未知，一个待解的矛盾”。概念是反映对象本质属性的思维形式，用已有的档案定义对照思维模型，从中找到要研究的每一个档案定义对应的空间范围，可以发现不同档案定义对应的空间不尽相同，我认为处在各自对应空间中的档案定义对象————既是不同档案定义的档案原型。 不同档案定义对应思维模型中的不同空间，档案定义对应的空间就是档案定义者看事物的视角。文件归档的过程其实就是人们对事物的认识视角转变的过程，也就是说在归档的过程中人们对事物的认识由文件这一视角转到了档案这一视角，在整个过程中文件始终是文件，档案始终是档案，二者根本没有任何本质变化，变化的只是人们的视角。归档过程中，文件转化为档案是假象，人们认识事物的视角发生变化是本质。 概念是反映对象本质属性的思维形式，被称作档案的事物有许多属性，列宁说：“定义可能有许多，因为对象有许多方面”（《列宁全集》第38卷，人民出版社1959年版，第255页）。我认为列宁说的话没错，但也应该明白，揭示同一对象不同方面的定义是不同概念，这些揭示同一对象不同方面的概念代表的也是不同事物。哪些认为被称作档案的事物（或具有档案本质属性的事物）只能是档案的想法是天真、不切实际的； 认为自己档案定义中的定义对象是档案，定义揭示的也是定义对象的本质属性，自己定义的一定是档案的想法也是天真、不切实际的。因为被称作档案的事物可以是档案，也可以是别的事物。 被称作档案（或文件）的事物的形成，传递以及保存都是人类主观能动作用的结果，人类制作形成以及保存被称作档案（或文件）的事物的动机应是满足自身的需要，被称作档案（或文件）的事物被制作、保存也应是其能够满足人类的需要或具有满足人类需要的潜能，需要和能够满足需要应是决定被称作档案（或文件）的事物的形成、存在和发展的动力，人类在控制被称作档案（或文件）的事物生命运动的过程中对其的视角也应始终围绕需要和能够满足需要这一关系展开。 人类制作形成被称作档案（或文件）的事物的最初目的是为了记录、传递信息、处理事务，我认为处在人类用来记录、传递信息、处理事务状态中的被称作档案（或文件）的事物是文件，随着文件的办理完毕，人类制作形成文件的最初目的得以实现，文件的部分功能随之消失，但在文件的制作以及办理过程中，被称作档案（或文件）的事物不仅记录了其制作者的意图也见证了其制作者记录、传递信息、处理事务的整个过程；随着时间的推移，人们对记录对象或自身活动的已有记忆逐步消失，被称作档案（或文件）的事物反映其记录对象及其制作者已有活动的功用逐步增强，我认为被用来了解其记录对象及其制作者已有活动的被称作档案（或文件）的事物是档案。 据《新编档案管理学》一书介绍，根据现有材料，档案一词，见于明末清初的杨宾《柳边纪略》卷三中记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣”。我认为杨宾《柳边纪略》卷三中的这段文字对我们研究档案概念的形成极有参考价值。 从杨宾《柳边纪略》卷三中的这段文字中，我们可以轻松的找到被称做档案的事物及其构成要素。被称做档案的事物是书于一定载体上的文字，其构成要素是文字和载体，由此也可以基本认定被称做档案的事物形成于文字诞生之后，现实中实物是档案之说恐怕是找不到传统支撑点的，实践上也和文物顶牛似乎也是行不通的。 写书的人不是命名的人，误解人意也是常事。君不见：“往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也”，“然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣”。“往来传递者曰牌子”若是“以削木片若牌故也”，何来“然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣”之说。 “然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣”。这句话足可以说明档案的本质属性和“贯皮条挂壁若档故也”没必然联系。 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也”，这句话是说牌子这一概念反映的对象以及这一对象名称的由来；文字书于木，往来传递者曰牌子，这应是早期的文件定义。“存储年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也”，这句话结合上文是说档子、档案这一概念反映的对象以及这一对象名称的由来；文字书于木，存储年久者曰档案，曰档子，这应是有据可查的最原始的档案定义。这两句话有一个共同特点，就是以象形事物名称来给认识对象冠名。从文中以象形事物名称来冠名认识对象这一方式看，用“以积累多，贯皮条挂壁若档故也”来说明档案这一名称的由来似乎不太确切，我认为档案一词另有来历。国家档案局教育处编，档案出版社1988年出版的《档案管理学概要》一说中介绍：“‘档’，《康熙字典》解释为，‘横木框档’，就是木架框格的意思。‘案’，《说文解字》解释为‘几属’，就是象小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并统称收存的官方文件为‘案’或‘案卷’。‘档’和‘案’连用就是存入档架的案卷”。对此观点我基本认同，但觉着事情远非如此简单。我认为“档”和“案”连用应是指档架中存有案卷这一现象，档案一词的本意也应如此，它表示“档”和“案”间的一种关系——即档架中存有案卷。在我国人民的传统习惯中，以象形事物名称来冠名认识对象是一种常见方式，从《柳边纪略》一文中以象形事物名称给认识对象冠名这一方式看，存储年久的牌子被称作档案应是由于其具有相似档架中存有案卷这一属性，事实上存储年久的牌子也正如档架中存有案卷那样存储了牌子制作者制作、使用牌子的有关历史。把认识结合实际，我认为具有相似档架中存有案卷属性（即存储年久的牌子中存储了牌子制作者制作、使用牌子的有关历史）是存储年久的牌子被称作档案的由来，也是其成为档案的根本原因。我认为现代意义的档案概念——档案的本质属性是原始记录性的理论观点也正是这一认识的延续和发展。 了解了杨宾《柳边纪略》卷三中关于档案的记载，再看近些年来从国外引进的“文件生命周期理论”以及“文件生命连续体理论”，就有一种似曾相识的感觉，真是怀疑它们是不是对“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子”，“存储年久者曰档案”的改良，是“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子”，“存储年久者曰档案”的出口转内销？希望研究档案史的同仁不妨把此作为一个课题研究一下！ 我国现行的主流档案学理论观点认为“原始记录性是档案的基本属性”，“文件转化为档案一般要具备三个条件”。如果拿我国现行的主流档案学理论观点与国外的“文件生命周期理论”以及“文件生命连续体理论”作对比，我认为我国现行的主流档案学理论观点比国外的“文件生命周期理论”以及“文件生命连续体理论”更具理论价值，在对档案本质属性的认识上我国现行的主流档案学理论观点比国外的“文件生命周期理论”以及“文件生命连续体理论”要深刻的多 。我认为对档案的本质属性是原始记录性的认识成果已达到真理的高度，被称作档案的事物一经形成就具有原始记录性，不能正确揭示“存储年久者曰档案”这一客观现实是我国现行的主流档案学理论观点不被普遍认可的症结所在。我认为档案的本质属性是原始记录性，但并不是具有原始记录性的事物必定是档案，只有原始记录性为其本质属性的事物才是档案。边外文字，多书于木，往来传递者虽然也具有原始记录性，但整体上讲原始记录性这时不是往来传递者的本质属性；存储年久者曰档案，因为此时原始记录性上升为了事物的本质属性，也可以理解为此时人们对事物的认识视角已由往来传递转移到原始记录性上来，故往来传递者曰牌子，存储年久者曰档案。 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也”。这句话告诉我们，牌子和档案都是书于木的文字，牌子和档案的关系应该有两种可能：一是同一事物（书于木的文字）的不同方面，二是同一事物（书于木的文字）的不同阶段。单纯从“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也”这句话来理解，牌子和档案的关系应是同一事物（书于木的文字）的不同阶段，但运用辩证逻辑知识并结合实践来判断，牌子和档案的关系只能是同一事物（书于木的文字）的不同方面。 具有原始记录性的文献和具有备以查考性的文献就如不穿马甲的和穿马甲的，一些人习惯于用穿没穿马甲区分它们，并自以为凭此就能把它们区分开来，这些人似乎欠缺“穿上马甲我也认识你”的本领。二者看似转化和被转化的关系，其实不尽然，穿马甲的也是没穿马甲的。

《档案法》规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一原则主要包含了以下三个方面的内涵：（一）档案工作的组织原则和管理体制。这是档案工作原则的核心内容，其含义一是档案事业由国家统一领导，各级地方党委和人民政府应当加强对本地区档案工作的领导；二是在国家档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门的指导下和同级党委和人民政府的领导下，各级地方档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对档案工作实行监督和指导；三是按照国家统一规定，对档案实体由各级档案机构分别集中统一管理。（二）档案工作的基本要求，就是要采取各种有效措施来保护档案的完整与安全。（三）档案工作的根本目的，就是要充分开发利用档案信息资源，为社会各个方面提供有效的服务。

档案信息化建设核心内容一是“路”----基础设施建设。又称技术平台，主要指档案信息网络系统构建和计算机设施的配置。网络系统包括政务内网、政务外网和互联网。计算机设施包括计算机、服务器、交换机、路由器、存储器、打印机、扫描仪等硬件设施，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。二是“车”----应用系统建设。即按照上级的有关规划、规范和本单位的特定需求，借助特定的技术平台，对档案管理应用软件系统进行研制的过程。应用系统要求做到功能齐全、结构完整、性能稳定、安全可靠，符合国家档案局颁发的《档案管理软件功能要求暂行规定》的各项要求。三是“货”----档案信息资源建设。这是档案信息化的基础和核心，也是一项长期而艰巨的工作，包括馆（室）藏档案目录数据库数据的输入、存储和管理；馆（室）藏纸质档案数字化及存储和管理，又称“存量档案的数字化”；在社会信息化过程中形成的现行电子文件的归档管理，又称“增量档案的数字化”。四是“交通规则”----标准规范建设。没有档案管理的标准，就没有档案信息化的科学发展。标准规范建设包括建立和健全适用于信息化环境的档案业务、技术、管理等制度、规则、标准和规范。标准规范必须自上而下制定和完善，层层细化，严格执行。五是“高素质的驾驶员”----人才队伍建设。即配备或培养既懂档案业务，又懂计算机技术，且责任性强，思路开拓，肯钻研，能吃苦的复合型档案人才。