回答
excel表格怎么标准化的方法步骤如下:
单元格减少合并操作
合并单元格内容会造成非常严重的问题,公式或者手工操作的时候都会受到影响。
合计放在第二行
大部分表格将合计放在了最后一行,我的建议是放在2行(针对数据源,表格不加大标题,第一行为标题行),这样做的好处在于可以使用统一的sum公式(从3到1048576)。另外数据透视表的辅助公式,建议放在表格的左边,因为透视表的宽度有可能发生大幅度的变化,导致右边的公式被覆盖,放在左边就不会有问题了。
内容统一
每列数据一个表头,若干数据,确保结构统一。比如一个学校的表格,班级列,一会儿用“二班”,一会儿又变成“2班”,搞到后面会晕死的。统一的数据可以使用筛选,分类汇总等功能获得带有小计的表格,但不要在制表的时候仿照它的样式,把"小计"插在表格的中间位置,这种东西最终会把表格的使用者给害了。同时在字与字
严格遵守时间、日期格式的输入规范,有时候时间格式参与运算,规范化很重要。
数据输入一定注意严格统一数据规范,避免不同人输入不同内容,不利于数据和问题梳理汇总。
“只输入一次”原则
数据只输入一次,需要的时候使用函数(如VlOOKUP)对其引用,而不是再次输入相同的内容。
数据区分注意特殊属性标注
修改单元格颜色,仅仅是辅助标记,但你想指望颜色来对数据进行处理,必须掌握vba才能实现。这会把简单的问题弄复杂,即便求助也不见得有人搭理,当然了,在表格里面使用不同的颜色,还是许可的。
工作尽量用公式操作,减少手工动作
规范化的表格,公式应该由拖拽形成,量越大,对此操作的要求越高,否则极易出错。这就要求正确设置相对引用、绝对引用、混合引用(搞不清楚的请看我的另一篇文章“Excel相对引用、绝对引用和混合引用,你确定懂了吗?”)。完全由拖拽现成的公式组,你只要有2个数据计算是正确的,即可确保全部结果都正确。遇到过公式掌握欠佳的同事,公式是单独输入的(实际上可做成拖拽输入),两个不同的表,数据完全相同,可结果就是错的。
整月数据拒绝一天一张表
一个月31天,就在一个xls文件内建立31张工作表,初学者很容易出现这种问题,这是大忌。EXCEL有个好东西叫做“数据透视表”,使用他可以很容易的进行汇总,但是如果你是“一日一表”,那就只能慢慢先合并了。
更多15条