关键词应准确地反映论文的主题：作者应在认真研究论文标题、摘要、正文内容及文中各种图表的基础上，提炼主题概念，选用能准确反映论文主题思想和特征内容的规范化的词语。（1）可借助于图书馆的《汉语主题词分类词表》进行筛选，从而准确无误地把关键词提取出来。还可参考每段的小标题选取。例如论文《生态需水对地下水生态系统的影响机理分析》的关键词：生态需水、地下水生态系统、生态环境等。如果把“系统”一词作为关键词，既可以表示操作系统，也可以服务系统，可以表明管理系统的意义等。因此它不具备本文的检索意义。故应将“系统”一词改为具备独立检索意义的词“生态系统”（2）此外，随着科学技术的发展，新的科技名词术语不断出现，许多科技论文选用的关键词都是在现有的有关主题词表中没有列出的新学科或新技术术语。使用这些新的自由词时也应看其是否符合下列条件：具有独立的检索意义；促进新的学科或技术的发展；被国内外科技文献的检索工作接纳和兼容；与国际上着名科技刊物特别是着名检索刊物关键词的选用接轨。
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