先明确你这份文档的阅读对象:给谁看的,用以确认文档的形式(WORD,EXCEL,POWERPOINT,PDF?),表达方式(正式化的语言,图形化的表达,或者是技术性的表达,或者是业务化的表达);明确文档编写的目的:这个文档是为了说明什么事情的,或是为了论证某个观点的,主旨明确才能做出基本合格的文档;要有文档的大纲:先说什么,再说什么,之间的逻辑关系怎么样,如何才能达到最终的目的,大纲是文档的骨架,写文档一定要先写大纲,并且大纲要有一定的逻辑关系,否则,根本看不下去;检查:检查行文格式、错别字等,特别要关注时间、数字、称谓等,对外的正式行文,应当参考成熟的文档或者给有经验的人审核。另外,要善用文档模板,和善于总结文档模板,模板可以减少写文档的时间,并且能保证文档之间格式的基本统一,是一个很好的办法。